Autor: Nikola Stojanović

Bio sam zaprepašćen kada sam od jedne poznanice čuo da u Vranju, kada pošaljete mail nekoj firmi, morate da pozovete i javite da ste poslali mail.

Bilo mi je smešno, osećao sam se pomalo razočarano, a da li je ovo glasina ili je suva realnost ostaje da saznamo. Verujem da nije daleko od istine da mnogi ljudi u Vranju ne znaju kako da koriste mail a da pritom imaju Facebook, Instagram, Twitter registrovan preko mail-a. Nije mi jasno kako firme, mala preduzeća, preduzetnici ne shvataju da bi im možda naručivanje robe ili bilo kog drugog resursa bilo lakše. Nekada je jednostavnije izbeći nesporazume koji se javljaju telefonskim kontaktom iz razloga što kada komunicirate poslovno mailom, uvek se možete osloniti na validnost dogovora. Korišćenje mail-a u poslovnoj korespodenciji je ekonomično, štedi mnogo vremena, povećava generalnu produktivnost tima, preduzeća itd.

Takođe, trebalo bi iskoristiti prednost lokalnog biznisa i zainteresovati se za promociju putem interneta na lokalu. Zamislite ovo, po poslednjem popisu stanovništva sprovedenom 2011. godine, Vranje ima skoro 84.000 stanovnika. Odličan broj, a mali grad. Od glavnog uzorka da oduzmemo recimo 20.000 onih koji ne koriste internet za društvene mreže. To znači da vaš biznis može biti prezentovan na 60.000 stanovnika! Promocija vašeg biznisa na društvenim mrežama dovodi do još veće zarade i pomaže vam da budete lideri. Rezultati online reklamiranja su pravi i validni i mogu vam dosta doprineti u nameri da se razlikujete od konkurencije.

Pre nego što savladamo mehanizme onlajn poslovanja neophodno je da poznajemo osnovna pravila za pisanje poslovnog email-a:

• Neka bude kratak i sažet, sa ključnim informacijama na početku. Nikada ne stavljajte neki zahtev ili pozivnicu za saradnju na kraju rečenice. Mali broj ljudi čita poslednje rečenice mail-ova.

• Nemojte stavljati u mail osetljive informacije. Vodite računa o tome su promene na mejlu nemoguće onog trenutka kada ih pošaljete. Sačuvajte svoje informacije i ne spominjite stvari koje bi neko nepromišljeno mogao da prosledi kolegi. Takođe, nemojte biti nepromišljeni kolega koji bez razmišljanja prosleđuje osetljive podatke onima kojima nije mail namenjen.

• Naučite da stavljate BCC – Blind Carbon Copy. Ako ste menadžer nekog preduzeća i imate nadređenog koga izveštavate o svojim potezima (na primer da zaposlite novog radnika), možete vašeg nadređenog da stavite u pregradu BCC. U tom slučaju on vidi ceo razgovor bez da radnik to sazna.

• Imajte malo discipline tokom proveravanja email-a. Postoji mit koji kaže da nas email čini “manje produktivnim”. Velika većina internet korisnika nije toliko u poslovnoj sferi pa možda stiču utisak da ih email usporava. Međutim kada se bavite poslom koji se zasniva na interakciji, neophodno je da uspešno komunicirate – što email omogućava.

• Poštujte razgovor i one koji su deo njega. Obraćajte se sa poštovanjem i obavestite druge učesnike ukoliko dodajete nekog u konverzaciju.

• Podelite paragrafe. Kao što smo rekli, kraće je bolje. Međutim, postoje slučajevi kada je duža prepiska neophodna, te svoje paragrafe podelite koristeći dobri stari ENTER.

• Uspešno odugovlačite. Ako niste sigurni šta bi trebalo da odgovorite na email koji vam je stigao, jednostvno napišite “Pozdrav, primili smo Vašu poruku, razmotrićemo i kontaktirati vas”. Imajte u vidu da je po poslovnom bontonu 24-48 sati vremenski period do kada bi trebalo da pružite odgovor na primljeni mail.

• Ne koristite e-mail da izbegnete teške razgovore. Drugi vas neće poštovati ako pokrećete teške i bitne razgovore putem email-a ili telefona. Takve vrste razgovora profesionalnije je obavljati “face-to-face”.